Personvernerklæring for HAUGESUND LANKULTUR

Sist oppdatert: 06.11.2026

Her står hvordan vi behandler opplysninger om medlemmer, deltakere og foresatte. Er du her på grunn av en billett eller som foresatt, finner du det i punkt 8, Påmelding til arrangementer.

1. Behandlingsansvarlig

HAUGESUND LANKULTUR (org.nr 923303499), c/o Morten Kismul Enoksen, Haugesund LANkultur, Hestfaret 60, 5541 KOLNES er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles i forbindelse med medlemskap og påmelding til arrangementer. Henvendelser om personvern rettes til post@lankultur.no.

2. Hvilke opplysninger vi behandler om medlemmer

• Navn, fødselsdato, adresse og postnummer
• E-postadresse
• Betalingsdato og -beløp for medlemskontingenten
• Et internt medlemsnummer
• Hvis du kobler medlemskapet til en LAN-Hubben-konto: hvilken brukerkonto medlemskapet er knyttet til
• Hvis du frivillig kobler Discord: din Discord-bruker-ID (et tall). Vi lagrer ikke Discord-passord, meldinger eller annen Discord-aktivitet. Brukes kun til å gi deg «Medlem»-rollen på vår Discord-server, og du kan når som helst frakoble på profilen din.

3. Formål med medlemsopplysningene

Opplysningene brukes til å administrere medlemskapet ditt, kreve inn og bekrefte kontingent, og til lovpålagt rapportering til Hyperion/Frifond (tilskuddsordning for barne- og ungdomsorganisasjoner).

4. Rettslig grunnlag for medlemskap

• Samtykke (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a) — du melder deg inn frivillig og bekrefter samtykke ved innmelding.
• Rettslig forpliktelse / berettiget interesse (art. 6 nr. 1 bokstav c/f) — dokumentasjon overfor Hyperion/Frifond og oppbevaring etter regnskaps- og revisjonskrav.

5. Hvem medlemsopplysningene deles med

• Hyperion / Frifond — som mottaker av medlemslister for tilskuddsrapportering.
• E-postleverandør — for å sende kvittering og medlemskommunikasjon.
• Driftsleverandør (hosting) — som lagrer dataene på vegne av oss.
• Discord (kun hvis du selv kobler Discord) — for å tildele «Medlem»-rollen. Vi deler aldri navn, fødselsdato, adresse, e-post, medlemsnummer eller betalingsstatus på Discord.

Vi selger aldri personopplysninger, og deler dem ikke ut over det som er nevnt her.

6. Hvor lenge vi lagrer medlemsopplysninger

Vi lagrer medlemsopplysninger i inntil 5 år (av hensyn til regnskap og Frifond-revisjon). Deretter anonymiserer vi opplysningene — vi beholder kun ikke-identifiserende statistikk (f.eks. medlemsnummer, fødselsår og betalt/ikke), mens navn, adresse og e-post fjernes.

7. Mindreårige

Medlemskap er åpent for unge. For medlemmer under 15 år forutsetter vi at en foresatt har samtykket til innmeldingen. Foresatte kan når som helst kontakte oss for innsyn i eller sletting av et barns opplysninger. På arrangementer kan arrangøren kreve at en foresatt selv bekrefter at deltakeren får delta (se punkt 8).

8. Påmelding til arrangementer

Dette punktet gjelder deg som kjøper eller får en billett til et av våre arrangementer, og deg som er foresatt til en deltaker. Det gjelder også uten medlemskap og uten konto.

Hva vi lagrer

• Bestillingen: navn og e-post til den som bestiller, beløp og status.
• Billetten: navnet på den billetten er til, billettkode, sete, eventuelt ønske om å låne PC, og når billetten ble sjekket inn og ut.
• Svar på spørsmål arrangøren stiller ved påmelding.
• Alder: krever arrangementet foresatt, spør vi om deltakerens fødselsdato og lagrer aldersgruppe (under 16, 16–17, 18 eller eldre). Ellers spør vi høyst om deltakeren er gammel nok, og lagrer ingen fødselsdato.
• Foresatt: for deltakere under grensen arrangementet har satt (16 eller 18 år) lagrer vi navn, mobil og e-post til en foresatt. Krever arrangementet også svar fra foresatt, lagrer vi svaret. Foresatt svarer selv via en personlig lenke på e-post, eller til crew på telefon eller papir.
• Beskjeder: foresatt eller crew kan notere om deltakeren kan forlate salen etter nattfristen, og beskjeder som medisiner, allergier eller henting. Det er frivillig å skrive en beskjed, så skriv bare det crew trenger å vite.
• Besøkende: navn på dem som besøker en deltaker under arrangementet, om de er under 18 år, hvem de besøker, når de kom og gikk, og når de må være ute.

Hvorfor, og hva det bygger på

Vi trenger opplysningene for å gi deg billett og plass, sjekke inn deltakerne, nå foresatte og ta vare på deltakerne, særlig ved overnatting. Grunnlaget er avtalen om å delta og vår berettigede interesse i sikkerhet på arrangementet (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b og f). Bestillingene beholder vi også for regnskapet (bokstav c).

Krever arrangementet svar fra foresatt, er svaret en tillatelse til å delta, ikke et samtykke etter GDPR. Har foresatt fått lenken, kan svaret endres der helt til arrangementet starter. Etter det går det via crew.

Hvem som ser opplysningene

• Fødselsdato, kontaktinfo til foresatt og beskjeder: crew i døra og administratorer. Hvert oppslag logges.
• Besøkende: crew i døra og administratorer.
• Nødliste: administratorer kan skrive ut en liste med foresatte, mobilnummer og om deltakeren kan forlate salen etter nattfristen. Hver utskrift logges, og lista skal makuleres etter arrangementet.
• Navn og sete: crew og administratorer som jobber med plassene. Navnet kan også stå på bordlappen ved plassen din. På det åpne salkartet vises bare at setet er tatt, ikke hvem som sitter der.
• Utenfor organisasjonen: driftsleverandør og e-postleverandør behandler opplysningene på våre vegne. Er billetten kjøpt hos en ekstern billettselger, får vi opplysningene derfra.

Hvor lenge vi lagrer dem

• 30 dager etter arrangementet slettes fødselsdato, foresattes navn, mobil og e-post, den personlige lenken, beskjeder og besøkende.
• Aldersgruppen blir stående på billetten for statistikk.
• Beviset på svaret fra foresatt (status, tidspunkt, måten det ble gitt på, hvilken vakt som eventuelt tok imot det, og en maskert e-postadresse) lagres i 1 år og slettes deretter. Blir arrangementet slettet i løpet av det året, står også deltakerens navn og arrangementets tittel i beviset. En intern endringslogg kan vise status og aldersgruppe lenger, men aldri fødselsdato eller kontaktinfo.
• Bestillinger beholder vi for regnskapet. Vi har foreløpig ingen fast slettedato for dem.
• Billetten med navn, svar på arrangørens øvrige spørsmål og loggen over oppslag ligger til arrangementet slettes fra systemet. Vi har foreløpig ingen fast sluttdato for dette.

9. Dine rettigheter

Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning, å protestere mot behandlingen og dataportabilitet, samt å trekke tilbake samtykke. Du kan også klage til Datatilsynet (datatilsynet.no). Kontakt oss på post@lankultur.no for å bruke rettighetene dine.

10. Kontakt

HAUGESUND LANKULTUR · c/o Morten Kismul Enoksen, Haugesund LANkultur, Hestfaret 60, 5541 KOLNES · post@lankultur.no

Til forsiden